خِرد و دانایی سازمانی محصول اطلاعات با کیفیت است.

استقرار ERP ؛ ایجاد یک تغییر بزرگ
نرم افزار ERP نسل جدید نرم افزارهای MIS

سرعت رشد تکنولوژی در حوزه فناوری اطلاعات بیشتر از سایر حوزه هاست و چنانچه بخواهیم ماندگار باشیم باید رضایت مشتریان را سرلوحه فعالیت های خودمان قرار دهیم

و در مسیر رشد تکنولوژی حرکت کنیم و با بهره گیری از آن روز به روز محصولات خود را توسعه دهیم و به نیاز مشتریان خود پاسخ دهیم.

ریسک های پروژه های ERP مسائل پیچیده و غیر قابل پیش بینی نیستند و اگر مدیران از مرحله تصمیم گیری برای استقرار ERP تا مرحله انتخاب تأمین کننده و شروع استقرار به نکات مهم اشاره شده توجه داشته باشند ریسک شکست پروژه بسیار بسیار پایین خواهد بود.

تفاوت ERP با MIS
مأموریت اصلی سیستم های MIS یا اطلاعات مدیریت، جمع آوری و گردش اطلاعات در یک بستر یکپارچه می باشد که می تواند مکانیزه یا دستی باشد. اما ERP یک سیستم مکانیزه یا نرم افزاری می باشد که علاوه بر مأموریت جمع آوری و گردش اطلاعات در یک بستر یکپارچه، مأموریت تبدیل وظیفه محوری در سازمان به فرآیند محوری را با هدف بهبود کارآیی و اثربخشی کل سازمان دارد. به همین دلیل است که مهندسی مجدد (BPR) یا بهبود فرآیندها (BPI) جزیی لاینفک از یک پروژه ERP به شمار می رود، چرا که قبل از استقرار نرم افزار باید فرآیندهای سازمان شناسایی شده و بهبود یابند و پس از آن نرم افزار بر مبنای فرآیندهای بهبود یافته استقرار یابد. به تعبیری دیگر می توان گفت نرم افزار ERP تکامل یافته یا نسل جدید نرم افزارهای MIS با رویکرد فرآیندی و بهبود فرآیندیست.

حاکم شدن نظم و یکپارچگی
ERP ابزاریست که نظم و یکپارچگی را با کمترین دخالت کاربر و با سرعت و دقت بالا در سازمان حاکم می کند و در سطح بلوغ یافته امکان تحلیل و پیش بینی وضعیت عملکرد سازمان در سناریوهای مختلف را برای مدیران امکان پذیر می نماید.

دنیای اقتصاد: شرکت بهکو در سال ۱۳۸۲ تأسیس گردید و در دو سال اول فعالیت خود در حوزه مشاوره مدیریت فعالیت نمود. اما عدم وجود نرم افزار مناسب برای استقرار نظام ERP در سازمان های داخلی، موسسان این شرکت را به فکر طراحی و پیاده سازی نرم افزاری شایسته شرکت ها و سازمان های داخل کشور انداخت تا  با تکیه بر دانش بومی و داخلی و الگو گیری از محصولات موفق خارجی امکان تولید و استقرار این نظام جامع مدیریتی را در کشور فراهم سازند. گفت وگوی ما با مهندس اردوان غفاری مدیرعامل شرکت بهکو از لزوم حرکت شرکت ها و سازمان های کشور به سمت نظام ERP حکایت می کند.

تعریف شما از ERP چیست؟
ERP یک نرم افزار جامع و ماژولار است که سازمان ها به کمک آن منابع خود را مدیریت می کنند. نرم افزاری فرآیندگرا که بر مبنای بهترین فرآیندهای آزموده شده در صنایع مختلف طراحی شده که ضمن ایجاد یکپارچگی اطلاعاتی بین همه فرآیندهای سازمان، تعامل بین آنها را مدیریت کرده و اطلاعات پالایش شده و صحیح را جهت اتخاذ تصمیمات صحیح به مدیران ارائه می دهد.

چرا سازمان ها به ERP احتیاج دارند؟
هدف اصلی سازمان های انتفاعی کسب سود و سازمان های غیرانتفاعی کسب رضایت طرف ها و مخاطبین خود است. برای کسب سود بیشتر و افزایش رضایت ذینفعان، مدیران سازمان ها به طور مستمر به دنبال راهکارهایی جهت چابک¬سازی سازمان و افزایش کارآیی و اثربخشی فعالیت های آن هستند و برای نیل به این هدف نیاز به ابزار و نظامی قدرتمند دارند. ERP یک ابزار و نظام قدرتمند است که داده های ورودی را در فرآیندهای مختلف دریافت نموده، پردازش می نماید و اطلاعات پردازش شده یا فراوری شده را به فرآیند بعدی انتقال می دهد. مانند یک سیستم عصبی برای سازمان عمل می کند که به طور مداوم داده ها در آن در حال گردش بوده و خوراک اطلاعاتی لازم برای ذینفعان و تصمیم گیرندگان را فراهم می سازد. ERP ابزاریست که نظم و یکپارچگی را با کمترین دخالت کاربر و با سرعت و دقت بالا در سازمان حاکم می کند و در سطح بلوغ یافته امکان تحلیل و پیش بینی وضعیت عملکرد سازمان در سناریوهای مختلف را برای مدیران امکان پذیر می نماید.

تفاوت ERP با MIS چیست؟
مأموریت اصلی سیستم های MIS یا اطلاعات مدیریت، جمع آوری و گردش اطلاعات در یک بستر یکپارچه می باشد که می تواند مکانیزه باشد یا دستی. اما ERP یک سیستم مکانیزه یا نرم افزاری می باشد که علاوه بر مأموریت جمع آوری و گردش اطلاعات در یک بستر یکپارچه، مأموریت تبدیل وظیفه محوری در سازمان به فرآیند محوری را با هدف بهبود کارآیی و اثر بخشی کل سازمان دارد. به همین دلیل است که مهندسی مجدد (BPR) یا بهبود فرآیندها (BPI) جزیی لاینفک از یک پروژه ERP به شمار می رود، چرا که قبل از استقرار نرم افزار باید فرآیندهای سازمان شناسایی شده و بهبود یابند و پس از آن نرم افزار بر مبنای فرآیندهای بهبود یافته استقرار یابد. به تعبیری دیگر می توان گفت نرم افزار ERP تکامل یافته یا نسل جدید نرم افزارهای MIS با رویکرد فرآیندی و بهبود فرآیندیست.

اجرای یک پروژه ERP چه مدت طول می کشد؟
مدت زمان استقرار یک ERP در سازمان ها به عوامل متعددی بستگی دارد از جمله حجم سازمان، میزان پیچیدگی فرآیندها، درجه بلوغ سازمان از جهت فرهنگی برای پذیرش سیستم های فرآیندگرا و یکپارچه، درجه حمایت مدیران، وجود و صحت داده های پایه اولیه و تسلط تیم استقرار دهنده. به طور متوسط و تقریبی می توان گفت که استقرار یک ERP بین ۸ تا ۲۰ ماه  به طول می انجامد. هر چقدر شرایط استقرار ERP بیشتر فراهم باشد زمان استقرار کمتر خواهد بود. البته ذکر این نکته ضروری است که پس از استقرار کامل یک ERP نمی توان بلافاصله شاهد اثرات مثبت آن در سازمان بود. لمس کردن اثرات مطلوب و واقعی ERP حداقل به ۲۴ تا ۳۶ ماه زمان نیاز دارد.

هر جا صحبت از ERP می شود، کلمه ریسک هم مطرح می شود. چه چیزهایی ریسک پروژه های ERP هستند؟ 
به طور کلی هر پروژه ای که در سازمان به دنبال ایجاد تغییری باشد همراه با ریسک است، یعنی عواملی وجود دارند که ممکن است باعث موفقیت و یا شکست آن شوند. استقرار ERP ایجاد یک تغییر بزرگ در سازمان است. تغییری که همه حوزه های فرآیندی را تحت پوشش قرار می دهد و کمتر پروژه ای به اندازه پروژه های ERP وسعت و گستردگی دارد. پروژه ERP کل فرآیندهای عملیاتی و اطلاعاتی سازمان را جهت بهبود دستکاری می کند، به علاوه ابزارهای نرم افزاری قدیمی را هم از کاربران می گیرد و ابزارهای جدیدی به آنها می دهد. انسان نیز به طور ذاتی با هر درجه تحصیلاتی و در هر موقعیت سازمانی در برابر تغییر مقاومت دارد. از ریسک های مهم پروژه های ERP می توان به مقاومت کارکنان در مقابل تغییر و عدم چاره اندیشی برای کاهش اثرات این مقاومت ها، عدم حمایت جدی مدیران و ایجاد تزلزل در آنها در مواجهه با مشکلات در طول استقرار، عدم پیش بینی صحیح و کامل هزینه های مستقیم و غیرمستقیم استقرار قبل از شروع، عدم تناسب ERP انتخاب شده با فرآیندهای کسب و کار سازمان، عدم بکارگیری تیم استقرار قوی چه از طرف سازمان و چه از طرف تأمین کننده ERP، عدم آموزش کافی کاربران و عدم صرف وقت توسط مدیران به عنوان صاحبان فرآیندها اشاره کرد. به عقیده بنده ریسک های پروژه های ERP مسائل پیچیده و غیر قابل پیش بینی نیستند و اگر مدیران از مرحله تصمیم گیری برای استقرار ERP تا مرحله انتخاب تأمین کننده و شروع استقرار به نکات مهم اشاره شده توجه داشته باشند، ریسک شکست پروژه بسیار بسیار پایین خواهد بود.

اگر استقرار ERP را یک سرمایه گذاری بدانیم، بازگشت سرمایه آن چگونه اتفاق خواهد افتاد؟
همانطور که قبلا اشاره کردم ERP نظم و یکپارچگی فرآیندی و اطلاعاتی در سازمان ایجاد می کند، فرآیندها و روش های انجام کارها را بهبود می بخشد و اطلاعات و شاخص های کلیدی عملکرد سازمان را به موقع در اختیار مدیران قرار می دهد. طبیعی است که وقتی این سطح بهبود در سازمان ایجاد گردد کارها با بهره وری بالاتر و صرف هزینه کمتر انجام می شود، رضایت مشتری در اثر چابکی سازمان در پاسخ به درخواست های آنان و تحویل به موقع بالاتر می رود، کیفیت خدمات و محصولات بیشتر تحت کنترل قرار می گیرد و همه اینها منجر به ایجاد سودآوری بیشتر برای سازمان خواهند شد.

ERPهای داخلی در مقایسه با محصولات مشابه خارجی را چگونه ارزیابی و مقایسه می کنید؟
بدون شک باید گفت که کیفیت ERPهای مطرح و معروف خارجی در حد بسیار بالاتری از ERPهای داخلی است، چرا که به لحاظ گستردگی بازار و وجود قوانین حمایتی در کشورهایی که اینگونه محصولات تولید می شود، سرمایه گذاری بسیار زیادی بر روی تولید این محصولات می شود که طبیعتاً منجر به تولید محصولات با کیفیت و با جامعیت بالاتری می شود. به همین میزان بالاتر بودن کیفیت، بلکه چندین برابر، قیمت این محصولات نیز بالاتر از محصولات داخلی است. بخصوص با افزایش برابری ارزهای خارجی نسبت به ریال بهای تمام شده ERPهای خارجی بسیار بالا خواهد بود. علاوه بر هزینه اولیه خرید لایسنس و استقرار، هزینه های پشتیبانی نیز بخش مهمی از هزینه ها می باشد که بصورت سالیانه و با ارزهای خارجی محاسبه می شود، ضمن اینکه به دلیل برطرف نشدن کامل تحریم های اقتصادی، شرکت های ارائه دهنده این محصولات به صورت مستقیم خدمات پشتیبانی را به شرکت های ایرانی ارائه نمی دهند که این نکته یکی از ریسک های مهم استقرار آنها می باشد. نکته دیگر اینکه متأسفانه به دلایل متعدد که در حوصله این مصاحبه نیست، تعداد زیادی از پروژه های استقرار ERP خارجی در ایران با شکست مواجه شده اند که یکی از عمده دلایل آن منطبق نبودن بسیاری از ماژول های مهم این پکیج های نرم افزاری با شرایط و قوانین مالی، مالیاتی و حقوق و دستمزد ایران می باشد.

از نظر شما راهکارهای ERP تحت وب یا ویندوز کدامیک مناسبترند؟
در خصوص تحت ویندوز یا وب بودن نرم افزارهای ERP  دو نگرش در کشور وجود دارد. نگرش اول عمدتا متأثر از تبلیغات به وجود آمده است که تحت وب بودن را به نوعی مد تبدیل کرده است و هیچ الزام قطعی برای آن وجود ندارد و نگرش دوم لزوم برخورداری واقعی از تکنولوژی وب برای بهره مندی از مزایای آن به نحوی که بدون آن امکان استفاده نخواهند داشت. در بسیاری از سازمان ها می بینیم که نرم افزارهای تحت وب استقرار یافته است در صورتیکه در عمل در محیط محلی (Local) مورد استفاده قرار گرفته اند یعنی از قابلیت اصلی آن استفاده نشده است. همانگونه که می دانیم قابلیت استفاده از نرم افزار در توزیع جغرافیایی و تحت وب تنها ویژه نرم افزارها با پلتفورم وب نیست، بلکه نرم افزارهای تحت ویندوز نیز با استفاده از تکنولوژی های موجود این قابلیت را دارند ولی چنانچه بخواهیم مزایا و معایب هر یک را برشماریم می توانیم از مزایای نرم افزارهای تحت وب، به سادگی توزیع برنامه و عدم وابستگی به سیستم عامل اشاره کرد و از مزایای نرم افزارهای تحت ویندوز امنیت بالا، پاسخ دهی سریع به نیاز کاربر و امکان انجام پردازش های سنگین در زمانی کوتاه را نام برد. شرکت هایی که تنوع شعب در مکان های جغرافیایی با سطح کاربران زیاد دارند مثل شرکت های چند ملیتی، بانک ها، شرکت های بیمه، سازمان های دولتی شبیه به تأمین اجتمایی یا سازمان های امور مالیاتی ناگزیر به استفاده از نرم افزارهای تحت وب هستند، ولی سازمان هایی که به این میزان گستردگی جغرافیایی و توزیع کاربر ندارند به راحتی می توانند از نرم افزارهای تحت ویندوز با استفاده از ابزارهای موجود و در دسترس علاوه بر برخورداری از امکانات و مزایای ویندوز نظیر امنیت، کارآیی و سرعت عمل، بصورت تحت وب با برخورداری از تمامی ویژگی های یک نرم افزار تحت وب استفاده نمایند.

در پایان کمی از شرکت بهکو بگویید. شرکت شما از چه سالی وارد حوزه فناوری اطلاعات شد؟
شرکت بهکو در سال ۱۳۸۲ تأسیس گردید و در دو سال اول در حوزه مشاوره مدیریت فعالیت می نمود. با در نظر گرفتن این نکته که در اکثر مباحث مشاوره ای و بهبود، ما نیاز به چرخه اطلاعات و ابزار جهت نهادینه کردن تغییر در سازمان ها داشتیم، همچنین عدم وجود نرم افزار ERP داخلی به جز چند شرکت داخلی انگشت شمار که آنها هم عمدتا نرم افزار یکپارچه MIS داشتند، و البته تجربه مؤسسین در حوزه بهبود و مشاوره، استقرار ERPهای خارجی و تولید نرم افزارهای MIS، ما را بر آن داشت تا مسیر شرکت را به سوی طراحی و تولید یک نرم افزار ERP داخلی با تکیه بر دانش بومی و داخلی هدایت نماییم که به لطف الهی و تلاش بی وقفه و شبانه روزی همکاران خود توانستیم به اهداف خود برسیم و افتخار داریم که محصول ما در چندین شرکت جایگزینERPهای خارجی شده است.

برنامه های آینده بهکو برای رشد و توسعه چیست؟
سرعت رشد تکنولوژی در حوزه فناوری اطلاعات بیشتر از سایر حوزه هاست و چنانچه بخواهیم ماندگار باشیم باید رضایت مشتریان را سرلوحه فعالیتهای خودمان قرار دهیم و در مسیر رشد تکنولوژی حرکت کنیم و با بهره گیری از آن روز به روز محصولات خود را توسعه دهیم و به نیاز مشتریان خود پاسخ دهیم. ما در حال سرمایه گذاری بر روی محصولات مبتنی بر ابزار  (Device Base) هستیم تا امکانی برای کاربران خود فراهم کنیم که با ابزارهای موبایل و تبلت در هر نقطه جغرافیایی و بدون محدودیت وظایف سازمانی خود را انجام دهند. از آنجایی که خرد و دانایی سازمانی محصول اطلاعات با کیفیت است برنامه های جامعی جهت ایجاد اطلاعات با کیفیت برای مدیران و توسعه هوش تجاری داریم تا ابزارهای تصمیم گیری برای مدیران را کامل آمدتر کنیم و در مسیر حاکمیت فناوری اطلاعات در سازمانها گام برداریم. ما تلاش خواهیم کرد تا دانش تولید نرم افزارهای پیشرفته سازمانی را بسط دهیم و در این مسیر هم به حمایتهای مسئولین کشوری نیاز داریم و هم به حمایت مدیران لایق ایرانی تا بستری فراهم گردد تا در این حوزه وابستگی کمتری به کشورهای خارجی داشته باشیم و علاوه بر توسعه این دانش در سطح کشور با بهره گیری از نیروهای با استعداد داخلی، نرم افزارهایی متناسب و استاندارد با شرایط بومی داخلی و البته قابل رقابت با نمونه های خارجی تولید کنیم تا انشااله نسل های بعدی ما هم آن را توسعه داده تکمیل تر نمایند و آینده ای بهتر و با وابستگی کمتر برای خود و فرزندانمان فراهم نماییم.